Trong hồ sơ xin visa công tác, thư mời của công ty Mỹ mời sang công tác bảo lãnh không chỉ là tài liệu chứng minh mục đích đến Mỹ, xác định thời gian lưu trú của người được mời mà còn là tài liệu quan trọng có tác động tích cực đến quá trình xét duyệt visa.
1. Thư mời công tác bảo lãnh sang Mỹ lý tưởng nhất là:
- Công ty Mỹ mời người nước ngoài sang công tác nói rõ về nơi lưu trú, về việc hỗ trợ tài chính cho chuyến đi.
- Đồng thời chịu trách nhiệm với Chính phủ Mỹ về thời gian lưu trú của người nước ngoài trong ngưỡng cho phép. Đảm bảo người được mời rời Mỹ đúng thời hạn.
Đối với thư mời đối tác đến Mỹ công tác, người viết thư phải sử dụng ngôn ngữ thể hiện sự:
- Trang trọng.
- Không sử dụng ngôn ngữ địa phương, sử dụng từ ngữ thô tục hoặc ẩn dụ.
- Không lòng vòng quanh co, đề cập trực tiếp ý định đến Mỹ có mục đích rõ ràng, sự việc chân thực.
Chú ý: Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ luôn đánh giá cao những bức thư mời thể hiện sự đảm bảo trong thời gian ở Mỹ bạn có đủ điều kiện chi trả ăn uống, sinh hoạt, đi lại công tác mà không trở thành gánh nặng cho chính phủ Mỹ.
Và điểm cộng kèm theo bức thư mời là các tài liệu hỗ trợ:
- Bản sao hộ chiếu hoặc căn cước công dân, thẻ xanh của chủ doanh nghiệp mời.
- Chương trình hoạt động chi tiết từng thời điểm giải quyết công việc, chuyến viếng thăm tại Mỹ.
Nếu người mời được hỗ trợ tài chính nên có thêm:
- Bằng chứng rõ ràng về nơi lưu trú tại Mỹ như địa chỉ nơi ở, hợp đồng thuê nhà, booking đặt phòng khách sạn,…
- Tài liệu chứng minh khả năng tài chính của doanh nghiệp mời như sao kê tài khoản công ty, phiếu nộp thuế 3 tháng gần nhất.
2. Mẫu thư mời của Công ty Mỹ mời sang công tác
Dưới đây là hình ảnh thực tế về Mẫu thư mời của một Công ty ở Mỹ mời Quý khách hàng của Greencanal sang công tác. (Xin phép được che thông tin cá nhân để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin khách hàng).
Thông tin trong mẫu thư mời trên đảm bảo đầy đủ 4 phần quan trọng:
Phần đầu thư:
- Giới thiệu tên sự kiện hoặc tên công ty viết thư mời ở Mỹ.
- Địa chỉ thông tin liên lạc của công ty hoặc sự kiện.
- Ngày, tháng, năm bức thư được viết.
- Lời chào mở đầu, lời tuyên bố.
- Họ tên đầy đủ của cá nhân được mời (như trong hộ chiếu).
- Địa chỉ và điện thoại nơi làm việc của người được mời tại Việt Nam.
- Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn của hộ chiếu.
Phần nội dung bức thư mời:
- Lý do mong chờ sự có mặt của người được mời. Thông tin chi tiết các hoạt động của sự kiện để làm rõ lý do cần sự có mặt của người được mời.
- Thông tin đầy đủ về địa điểm nơi diễn ra sự kiện, cuộc họp hoặc công tác.
- Ngày bắt đầu của chuyến đi.
- Ngày kết thúc chuyến đi.
Phần hỗ trợ người được mời:
- Cam kết hỗ trợ tài chính chuyến đi: người mời hay được mời sẽ chi trả. Xác nhận thông tin về chi phí của chuyến đi như vé máy bay, tiền thuê khách sạn, phương tiện di chuyển và các bữa ăn, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chi trả.
- Đảm bảo an ninh và thông tin cần liên hệ khi có thắc mắc.
Phần cuối thư:
- Lời chào kết thúc.
- Người đại diện doanh nghiệp mời ký tên xác nhận.
- Các tài liệu đính kèm theo về chương trình tổ chức sự kiện đó.
3. Hướng dẫn viết thư mời sang Mỹ công tác
Để có được bức thư mời công tác được đánh giá cao, dựa theo những gợi ý của chúng tôi dưới đây, hãy bắt đầu soạn thảo một bức thư bằng tiếng Anh với cấu trúc rõ ràng.
{Tên đầy đủ của công ty Mỹ theo đăng ký của doanh nghiệp}.
{Số đăng ký hoặc số nhận dạng của doanh nghiệp ở Mỹ}.
{Ngày/tháng/năm}.
{Họ tên của người được mời}.
{Tên pháp lý của công ty/tổ chức tại Việt Nam}.
{Thông tin liên hệ của công ty/tổ chức tại Việt Nam}.
Passport: {Số hộ chiếu} Issue date: {Ngày cấp} Expriy Date: {Ngày hết hạn}.
Arrival Date: {Ngày, tháng, năm}.
Departure Date: {Ngày, tháng, năm}.
Dear Sir/Madame,
It’s our great honor to invite you to visit our office which located at {Địa chỉ}.
And we believe you will come here to attend Meeting assess the investment project with {Tên riêng công ty/tổ chức} in {Địa chỉ} during {ngày, tháng, năm} to {ngày, tháng, năm}.
Should you require a visa to visit the United States, I suggest that you contact, at your earliest convenience, the visa office responsible for your place of residence to obtain information and to submit an application. Please include a copy of this invitation letter to apply your US VISA along with all other required documentation and your visa application.
So that the business trip would be comfortable, we will bear all responsibility including accommodation, hotel, transportation during your entire stay in United States.
Please accept our best wishes, and our anticipated opportunity to welcome you to {Chương trình/sự kiện/cuộc họp}.
If you have any questions, please contact our office {số điện thoại liên hệ} or email {địa chỉ thư}.
Sincerely,
{Chữ ký người đại diện}.
{Họ tên đầy đủ}.
{Chức danh}.
{Tên công ty}.
Chú thích:
- {}: Điền thông tin chính xác tiếp nối chỗ đó theo gợi ý.
- You: người được mời.
Bức thư có thể được viết với nội dung gửi cho Đại sứ quán bằng cách bạn thêm thông tin: tên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ và Địa chỉ. Nếu bạn chọn làm như vậy thì các chi tiết trong thư cần thay đổi về ngữ nghĩa và nội dung cho phù hợp.
4. Thư mời của Công ty Mỹ mời sang công tác là gì?
Là lá thư mời chính thức được viết từ công dân có quốc tịch Mỹ (hoặc có giấy phép lưu trú) đại diện cho một doanh nghiệp ở quốc gia này, nội dung mời người nước ngoài đến tham dự sự kiện của doanh nghiệp hoặc tham gia dự án kinh doanh.
- Thư mời của Công ty Mỹ mời sang công tác được nộp cùng với đơn xin visa công tác Mỹ, được coi là bằng chứng cho chuyến đi Mỹ vì mục đích kinh doanh.
- Thư mời không phải là tài liệu bắt buộc. Nhưng là tài liệu hỗ trợ hữu ích, có thể giúp Đại sứ quán hoặc viên chức của lãnh sự quán Mỹ hiểu rõ hơn về sự hợp tác giữa hai bên, mục đích, thời gian diễn ra chuyến thăm.
Thư mời công tác thường cho mục đích:
- Mời tham dự các sự kiện chuyên môn hoặc kinh doanh hoặc sự kiện khoa học, giáo dục,…
- Giải quyết tài sản.
- Đàm phán hợp đồng.
- Tham khảo hoặc cần tư vấn hỗ trợ từ đối tác kinh doanh…
5. Thư mời sang công tác của công ty Mỹ có bắt buộc không?
Không. Với visa Mỹ công tác thông thường (B1), thư mời của công ty Mỹ mời sang công tác không phải là yêu cầu bắt buộc. Nhưng nó có thể giúp củng cố đơn đăng ký xin visa công tác của bạn và có thể được sử dụng làm tài liệu hữu ích để Đại sứ quán căn cứ xác định chính xác thời gian lưu trú và rời Mỹ.
Tài liệu tham khảo: chuyên mục Visa Mỹ.
6. Kinh nghiệm viết thư mời công tác Mỹ được đánh giá cao
Trước tiên người được mời là người xin visa phải hiểu rõ ràng chương trình của chuyến đi tới Mỹ mục đích là kinh doanh thương mại, theo quan điểm giống như thư tài trợ chuyến đi như vé máy bay, khách sạn, ăn uống, phương tiện đi lại, chỗ ở và các chi phí khác.
Thư mời phải đáp ứng các tiêu chí cụ thể sau đây:
A, Người viết thư mời
- Là người đứng đầu hoặc chịu trách nhiệm pháp lý của công ty Mỹ, đã đăng ký hoạt động hợp pháp với Chính phủ Hoa Kỳ hoặc đã đăng ký hợp pháp với đơn vị tổ chức sự kiện.
- Hoặc là người đại diện hợp pháp của công ty Mỹ.
B, Thời điểm soạn thư mời
Sau khi hai bên nên thống nhất phương án, thời gian diễn ra chương trình thì lúc này là thời điểm soạn thư mời chính thức gửi đến doanh nghiệp/tổ chức và đối tác có liên quan.
C, Các yếu tố đảm bảo tính hợp lệ của thư mời
- Công ty mời đã đăng ký hoạt động hợp pháp tại Mỹ với đầy đủ thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại, email, hòm thư.
- Thư được viết trên tiêu đề của công ty mời và có chữ ký hoặc dấu chấp thuận của người đại diện công ty.
- Thư phải cung cấp địa chỉ nơi tổ chức sự kiện hoặc hoạt động mà người được mời sẽ tham dự, thời gian lưu trú và lịch trình công tác.
- Thông tin cá nhân về người được mời phải giống như trong hộ chiếu của người đó và phải đầy đủ.
- Cần nói rõ ai là người chịu trách nhiệm chi trả phí cho chuyến đi của người được mời.
Cuối cùng là những tài liệu đính kèm theo bức thư để xác nhận tất cả những nội dung bên trong thư mời là chính xác và trung thực, giúp giải thích lý do vì sao người được mời cần tới Mỹ và sẽ gặp gỡ ai, ở đâu, làm gì trong toàn bộ thời gian lưu trú.
Hỗ trợ thư mời của Công ty Mỹ
Khi bạn sử dụng dịch vụ visa Mỹ, chúng tôi không chỉ hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng hoàn thành các hồ sơ cần thiết, mà còn sẵn sàng cung cấp mẫu thư mời hoàn hảo nhất đối với từng trường hợp. Vui lòng liên hệ số 0917 163 993 – 0904 895 228, để được chúng tôi tư vấn và cung cấp dịch vụ xin visa công tác Mỹ với tỉ lệ thành công cao nhất.
