Các tài liệu được cấp ở Việt Nam muốn sử dụng tại Philippines hoặc ngược lại các tài liệu, giấy tờ được cấp ở Philippines muốn sử dụng tại Việt Nam, đều cần phải trải qua quá trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Philippines
1. Các tài liệu giấy tờ của Philippines
Cần phải thực hiện theo quy trình thủ tục hợp pháp hóa sau để giấy tờ được công nhận sử dụng tại Việt Nam:
Bước 1: Chứng nhận lãnh sự cơ quan cấp:
- Tùy thuộc vào loại giấy tờ mà xin chứng thực tại cơ quan thẩm quyền của Philippines như Cục Điều tra Quốc gia NBI (National Bureau of Investigation), Tổng Cục Thống kê Quốc gia NSO (National Statistics Office)… Nhưng phần lớn sẽ được chứng thực bởi Bộ ngoại giao – Department of Foreign affairs (DFA) tại Manila.
- Tài liệu có thể phải dịch sang tiếng Việt.
Bước 2: Hợp pháp hóa tài liệu tại Việt Nam hoặc Manila:
Tài liệu sau khi chứng thực bởi Bộ ngoại giao (DFA) sẽ tiếp tục nộp vào Đại sứ quán Philippines tại Hà Nội, Việt Nam để chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.
- Gửi email đặt lịch hẹn với Đại sứ quán Philippines tại Hà Nội.
- Nộp giấy tờ đã chứng nhận Apostille gồm bản gốc, bản dịch sang tiếng Việt và bản sao.
Ngoài ra tài liệu có thể được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam ở Manila.
2. Hợp pháp hóa tài liệu Việt Nam sử dụng tại Philippines
Bước 1: Xác thực – Chứng nhận lãnh sự tài liệu
Chuẩn bị giấy tờ đề nghị chứng nhận gồm:
- Tài liệu dịch sang tiếng Anh và ký, đóng dấu xác nhận bởi công chứng viên tại Phòng công chứng của Việt Nam. Giấy tờ công chứng có thể được thực hiện trực tuyến, bằng cách đăng ký trên cổng dịch vụ công bằng tài khoản VNeID của công dân.
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự: Mẫu LS/HPH-2025/TK trên cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn/p/home/). Hoàn thành thì in ra và ký ghi rõ họ tên.
Tiếp theo hồ sơ được mang đi chứng nhận lãnh sự.
Nơi nộp:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao: Số 40 Trần Phú, phường Ba Đình Thành phố Hà Nội.
- Sở Ngoại vụ ngoại thương: 184 bis đường Pasteur, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Thời gian làm việc: từ thứ hai đến sáng thứ bảy, trừ ngày nghỉ lễ.
Phương thức nộp: Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường dịch vụ bưu chính.
Thời gian xử lý:
- Nộp trực tiếp: 5 ngày làm việc.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: 5 ngày làm việc.
- Thời gian xử lý thực tế: 7-10 ngày làm việc.
Nhận kết quả: Nhận qua đường bưu chính hoặc nhận trực tiếp tại nơi nộp theo giấy biên nhận hồ sơ.
Tài liệu tham khảo: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM.
Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự
Đặt lịch hẹn với Đại sứ quán Philippines qua email: [email protected] hoặc Tổng Lãnh sự quán Philippines tại Hồ Chí Minh qua email: [email protected].
Nộp hồ sơ trực tiếp và đóng lệ phí:
- Thời gian tiếp nhận tài liệu:
- Tại Đại sứ quán Philippines ở Hà Nội: Nhận hồ sơ (8:30 – 14:00) và trả tài liệu (15:00 – 16:00).
- Tại Tổng Lãnh sự quán danh dự Philippines ở Hồ Chí Minh: Tiếp nhận tài liệu (8:30 – 11:30) và trả tài liệu (13:00 – 17:00).
- Hồ sơ gồm: Giấy tờ xin hợp pháp hóa đã được chứng nhận lãnh sự, bản sao hộ chiếu Philippines còn hiệu lực hoặc bản sao căn cước của người sở hữu tài liệu. Nếu tài liệu là hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận cần cung cấp thêm bản sao đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phí xử lý thường thu bằng tiền mặt.
Hoặc nộp qua hồ sơ qua đường bưu chính (ít được sử dụng):
- Cần đóng tiền lệ phí qua tài khoản của Đại sứ quán Philippines.
- Biên lai nộp tiền phải được gửi cùng hồ sơ xin thị thực, tuy nhiên Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Philippines không chịu trách nhiệm về sự thất lạc hoặc chậm trễ của hồ sơ.
Thời gian chờ xử lý: 3 ngày làm việc.
Nhận lại giấy tờ: lấy kết quả hoặc ủy quyền cho người khác đến lấy. Ngoài ra có thể nhận qua đường bưu chính.
Yêu cầu với tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự Philippines, chứng nhận lãnh sự
Các giấy tờ như:
- Bằng cấp và các chứng chỉ học tập, nghề nghiệp.
- Giấy khai sinh, giấy chứng sinh, giấy chứng tử.
- Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy ly hôn.
- Lý lịch tư pháp.
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, giấy phép lao động,…
- Các tài liệu về xuất nhập cảnh hàng hóa giữa các doanh nghiệp của hai quốc gia, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
- Các tài liệu cá nhân khác như xác nhận nhân sự cho thân nhân, giấy khám sức khỏe, …
Nếu do cơ quan chức năng Việt Nam cấp, ần đáp ứng yêu cầu:
- Tài liệu, giấy tờ đó do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức của Đảng hoặc Bộ ngành liên quan được phân cấp ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng nhận và chứng thực.
- Mẫu chữ ký, con dấu và chức danh của người ký trên tài liệu, giấy tờ đó đã được giới thiệu trước với Bộ Ngoại giao.
Nếu do cơ quan chức năng của Philippines cấp cần phải đáp ứng:
- Được cơ quan đại diện ngoại giao như cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Philippines cấp, chứng nhận.
- Mẫu chữ ký, con dấu, chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền tại Philippines đã được giới thiệu trước đến Bộ Ngoại giao Việt Nam.
Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự Philippines
Việc hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tài liệu giấy tờ để sử dụng ở Việt Nam hoặc Philippines là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều cơ quan thẩm quyền và mất khá nhiều thời gian đối với người chưa có kinh nghiệm. Hãy liên hệ nếu bạn cần chuyên gia hỗ trợ cung cấp thông tin và hướng dẫn thực hiện:
- Số hotline/zalo: 0982 528 589 – 0917 163 993.
- Văn phòng liên hệ tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Vinapaco, 142 Đội Cấn, Phường Ngọc Hà.
- Văn phòng liên hệ tại Hồ Chí Minh: P101, Lầu 1, số 168 Võ Thị Sáu, Phường Xuân Hòa.
- Email: [email protected]
- Điện thoại: 024 3724 5292 – 028 3824 8838.
Bên cạnh đó, Visatraela rút ngắn thời gian xin hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự cho mọi tài liệu, giấy tờ ở Việt Nam được công nhận sử dụng ở Philippines một cách tiện lợi.
